Astuces: 10 outils numériques gratuits pour gagner en efficacité et productivité

Dans la majorité des structures ou organisations, le travail en équipe est considéré comme un facteur clé de succès. Or travailler en équipe n’est pas toujours à la portée de tous, surtout si certains collaborateurs ou clients sont à des kilomètres du lieu de travail. Comment réussir à travailler efficacement? Comment communiquer sur le projet pour avancer sans rien perdre de vue? Comment gagner en productivité? Ce sont des questions auxquelles nous nous posons dans le domaine professionnel? Eh bien laissez moi vous dire que ce n’est pas toujours chose facile.

Le développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication ont permis l’avènement d’outils numériques qui permettent de gagner en efficacité et de travailler avec des collaborateurs qu’importent leur position géographique. Ces outils permettent ainsi aux professionnels d’être efficace dans leurs tâches quotidiennes tout en mettant en place une communication plus transparente.

Dans cet article, j’ai choisi de partager avec vous 10 outils numériques collaboratifs, gratuits que j’utilise quotidiennement dans mes missions et qui vont vraiment vous aider à gagner en productivité et efficacité.

Que ce soit pour communiquer efficacement, travailler avec d’autres collaborateurs, suivre vos projets, créer et partager du contenu, ou encore sauvegarder des données ou documents, vous trouverez sûrement votre bonheur dans l’un de ces 10 outils.

NB: Avant d’entrer dans le vif du sujet, je vous conseillerai vivement d’avoir une adresse email GMAILqui vous permettra d’accéder à grand nombre d’outils.

Des outils pour une communication efficace et transparente

SLACKpour faire simple, cet outil est en quelque sorte une messagerie instantanée d’équipes. Accessible, gratuit et téléchargeable sur mobile et ordinateur via une application, cet outil remplacera certaines réunions inutiles et vous fera gagner en temps. Envoi d’un message direct à votre collaborateur du bureau voisin sans avoir à vous déplacer, mini-réunion d’équipe pour faire le point sur un sujet et pouvoir avancer efficacement….tout est possible.

Cet outil est excellent si vous avez des collaborateurs qui sont en télétravail ou à des kilomètres de vous.

HANGOUTS est une plateforme de messagerie instantanée et de vidéoconférence développée par Google. Cet outil (également disponible sur application) est un excellent moyen de professionnaliser vos communications, notamment avec vos clients ou partenaires.

Je l’utilise par exemple pour faire des recrutements et échanges avec des clients et potentiels candidats. Il est très simple d’utilisation et facilement accessible si vous avez une agresse Gmail.

MY SIGNATUREest un outil accessible à tous qui facilite la création d’une signature mail professionnelle. Vous avez la possibilité de réaliser une signature de mail professionnelle, efficace et stratégique (puisque vous aurez la possibilité d’y inscrire des informations clés: site web, réseaux sociaux…)
Cet outil est d’autant plus compatible avec les services d’email tels que Gmail, Outlook et Apple Mail.

La version standard est gratuite mais elle devient payante si vous souhaitez avoir accès à plus de fonctionnalités (changement de couleurs, formes de la signature de mail…)

Mais très honnêtement, la version gratuite vous suffira largement. Et une fois l’avoir inséré dans vos paramètres de signature de mail Gmail, vous pourriez le modifier à votre convenance.

Des outils pour mieux vous organiser et suivre vos projets

TRELLO un outil de gestion de projet en ligne basé sur une organisation de tâches. Ce qui est génial avec cet outil c’est la disposition des tâches sous forme de liste facilement visible et identifiable. Vous avez également la possibilité d’inscrire l’avancée des tâches et de permettre à vos collaborateurs de suivre l’avancée d’une tâche, d’un projet et d’anticiper d’éventuelles difficultés.

DOODLE est un outil gratuit qui va vous permettre de très rapidement et facilement planifier un évènement via un sondage: réunion, Rendez-vous…

En effet, vous allez soumettre à votre équipe ou votre réseau de choisir un créneau qui conviendrait à leurs disponibilités et ainsi planifier l’évènement en fonction de la majorité choisie.

GOOGLE CALENDAR (GOOGLE AGENDA) est un outil Google qui permet d’organiser au mieux vos RDV, évènements et de partager ces évènements avec vos contacts. Son utilisation nécessite la création d’un compte Google et est disponible sur internet ou via une application IOS et Android.

Des outils pour stocker et sauvegarder vos données en ligne

GOOGLE DRIVEest un outil formidable de Google qui vous permettra à la fois de partager des données (parfois volumineuses) et de les stocker. L’avantage de cet outil est que vous avez la possibilité de partager un document avec un ou plusieurs collaborateurs et de leur permettre d’y apporter des modifications directement sur le document.

WE TRANSFER est un outil (site web et application) qui vous permet d’envoyer des fichiers volumineux: jusqu’à 2 Go avec la version gratuite et jusqu’à 20 Go avec la version payante « WeTransfer Plus ».

DROPBOXest un outil de stockage et de partage de copies de fichiers locaux en ligne.

Avec la version gratuite de cet outil, vous avez les avantages suivants:

  • 2 Go d’espace (partage de gros fichiers possibles)
  • compatible avec la suite Microsoft Office
  • partager des fichiers avec des interlocuteurs qui n’ont pas DropBox
  • synchroniser vos fichiers sur tous vos appareils, mobiles y compris
Un outil pour l’organisation et la gestion de vos évènements

EVENTBRITEest un excellent outil qui vous permettra d’organiser et de gérer au mieux vos évènements. Que vous organisiez une conférence, une table-ronde, un  vernissage…..cet outil vous permettra de communiquer efficacement sur votre évènement et de gérer les personnes qui y assisteront.

Voilà, vous savez un peu plus sur quelques outils numériques collaboratifs qui faciliteront votre vie professionnelle. Faites en bon usage.

Sandrine NAGUERTIGA

Consultante et formatrice, je suis passionnée par tout ce qui attrait au digital. Tech-entrepreneure et blogueuse (Mondoblog-RFI), j’accompagne les porteurs de projets dans leurs projets de créations d’entreprises et les entreprises dans leur stratégie de communication digitale. Je fais partie de ces personnes qui croient en cette Afrique fascinante et aux nombreux talents cachés mais bel et bien présents. C’est une des raisons pour lesquelles j’ai choisi, à travers la création d’ “Entreprendrelafrique.com” de contribuer à la promotion de cette Afrique qui inspire et qui gagne. Je communique tant par passion que par détermination, ce qui fait qu’il est très difficile de m’arrêter quand je me lance.

One comment

  1. Bonjour,
    Bon choix des 10 outils numériques gratuits, personnellement je ne les utilises pas tous mais une bonne partie, j’en suis satisfait, étant dans le domaine de l’informatique, ces produits sont d’une bonne facture étant gratuits. 🙂

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